List of Columns: http://urc.or.jp/fukuokagrowth-2015-2016-column?lang=en

(by Mie YAMASAKI, Librarian of City Planning Archive Center)

Despite the spread of the Open Data movement, a large volume of information still remains unavailable on the Internet today. In particular, it is extremely difficult to obtain information on cities, especially data from the past, due to the large volume of charts and photos used, unless we directly access the original copies. This situation is unlikely to change quickly even if the Open Data movement progresses in the future. The URC’s City Planning Archive Center (the “Archive Center”) has contributed to the provision of reference materials for Fukuoka City to revise its comprehensive plans or to develop new policies as an archive center that holds all planning documents and relevant materials since Fukuoka City created the “First Comprehensive Plan” ahead of all other cities. Needless to say, we also keep playing the role of the “storage of knowledge” for the URC to promote its urban planning research.
In this column, I would like to explain the background to the Archive Center’s development to date and think about its future outlook.
The Archive Center was created in December 1978 on the eighth floor of the North Annex of the Fukuoka City Council building as the archives for the Planning and Coordination Department of the General Affairs Bureau of the Fukuoka City Council. Its purpose was to hold together administrative reference materials on Fukuoka City and its surrounding areas donated to the Planning and Coordination Department, and other reference materials such as reports to the Japanese government and reports from think tanks, and to create a system so that these materials can be used immediately when needed. In addition, we collected books and magazines concerning planning. At the time, it was a modest organization holding about 3,500 books and 42 magazine titles on the floor space of 25 square meters with two reading desks. There was only a computer room on the same floor, and it was a quiet space. In the following year, a dedicated librarian was appointed to offer full-fledged services. In August, we began publishing our bi-monthly PR magazine, “Monthly Archive Magazine (shiryou-geppou).”
Following the establishment of the Fukuoka Urban Science Research Center (the “URC” including the existing Fukuoka Asian Urban Research Center) in August 1988, the Archive Center was merged into the URC which occupied the sixth floor of the same building. Our floor space expanded to approximately 90 square meters, and our books to about 10,000, magazine titles to 80, and reading desks to 11. Furthermore, we were made available to the general public after having been available only to Fukuoka City employees.
Thereafter, we collected and provided data and information necessary for research and project promotion as an archive center attached to the think tank. Efforts were made to improve the efficiency of our data management system, and our space was expanded or reduced depending on the URC’s functional needs. We also functioned as a salon.
Following the consolidation in April 2004 of the URC and the Asia Pacific Center to create the Fukuoka Asian Urban Research Center, the Archive Center was merged with the Data and Information Department of the Asia Pacific Center. This led to dramatic changes: our floor space expanded to approximately 180 square meters, the number of books we held to 33,000 and the number of magazine titles to 320. Furthermore, the newly expanded Archive Center had 18 reading desks. This expansion was followed by slight downsizing in April 2006 to 160 square meters and 9 reading desks, which have remained unchanged to date. We now hold approximately 40,000 books and 260 magazine titles.
Our strength is that we house important materials such as “Fukuoka City’s Comprehensive Plans and materials related to Comprehensive Plans since the First Comprehensive Plan was made.” We gave full support when the “Memorial Exhibition of Kenji Mitsuyoshi (Inaugural Director of the URC; hereinafter the ‘Inaugural Director’)” was held on the first-floor lobby and the Prefectural Art Gallery last year. Using our archive function, we were able to provide a wide range of information in a large volume on the activities of the Inaugural Director in Fukuoka City.
In addition to accepting and displaying materials and waiting for users to come, we also endeavor to spread knowledge on Fukuoka City through “mini seminars” which started in 2006 and are held on an irregular basis. The URC’s staff members gave lectures at mini seminars for a while, but we have recently invited outside lecturers to discuss a wider range of topics.
We publish the “URC Data Center Newsletter” monthly as a PR magazine. In addition to topics concerning the Archive Center, the Newsletter reports on the URC’s research and topics regarding the “Fukuoka Directive Council (FDC)” which entrusts the URC with secretariat operations.
And now, we are about to take a new step. With the spread of the Internet and development of information technology in recent years, we feel that what is expected of us is changing. We are currently sifting through reference materials and information, reducing the number of physical books we hold, and preparing to use the space that is made available for sending information as an extension to mini seminars. We are also considering providing a co-work space for our users. However, our focus remains on materials that are the source of knowledge. It is important to create and utilize an archive of valuable materials we have collected for the URC. Many of the materials collected independently by the Data and Information Department of the Asia Pacific Center are not in the collection of any other library in Japan. We will consider how we can use these materials and how we hand over and utilize them in consultations with other libraries.
It is predicted that almost half of the occupations existing today will disappear in the next ten to twenty years due to the dramatic advancement in scientific and technological innovation. Libraries and archive centers are also likely to change dramatically, but are not likely to disappear. This is because innovation is created through interactions and contacts between human beings, and libraries and archive centers should be used as forums to create innovation. We will continue making efforts so that the URC’s Archive Center can transform itself into a “hub of intellectual interactions” with a focus on information on Asia and cities.

テキスト：都市政策資料室司書　山崎　三枝

オープンデータが進む現代にあっても、インターネットで入手できない情報はまだまだ多くあります。とくに、都市にかかわる情報は、図や写真も多いため、とりわけ過去の資料については原典を直接あたらない限り、取得することは極めて困難です。この状況は、オープンデータが今後進んでも、なかなか変わることはないと思われます。URC都市政策資料室（以下「資料室」）は、福岡市が全国に先駆けて策定した記念すべき『第一次総合計画』以降の計画書や関連資料がすべて揃っている資料室として、総合計画の改定や新たな政策立案のためのリファレンス提供に寄与してきました。もちろん、URCの都市政策研究を推進するための、「知のストレージ」としての役割を担い続けていることは、いうまでもありません。

本コラムでは、資料室が現在の姿に発展した経緯を記すとともに、今後の展望についても考えてみたいと思います。

資料室は、昭和53年12月に福岡市総務局企画調整部の資料室として福岡市役所北別館の8階に設置されました。設置の目的は、企画調整部に寄贈される福岡市内外の行政資料をはじめ国の答申等資料、シンクタンクの報告書等の散逸を防ぎ、必要な時に即座に使用できる体制を整えるためです。その他、企画立案に関わる図書、雑誌を収集していました。当時の広さは25平方メートル、蔵書は約3,500冊、雑誌42タイトルで閲覧席2つというささやかなもので、同じフロアは他に電算室があるだけの静かな空間でした。翌年度には専任の司書を置き、本格的にサービスが開始され、8月からは広報誌､｢資料月報｣(隔月刊)が発行されました。

昭和63年8月、｢福岡都市科学研究所(現在の福岡アジア都市研究所も含め｢URC｣)｣が設立されたため、資料室は同じ建物の6階にできたURCに併設されることになりました。資料室の面積は約90平方メートルに拡大し、蔵書は約10,000冊、雑誌80タイトル、閲覧席11となり、さらに福岡市職員に限られていた利用は一般開放となりました。

その後、シンクタンクに併設する資料室として、研究や事業推進に必要な資料・情報をその都度収集・提供し、資料管理システムの効率化をはかり、URCの機能に応じてスペースの縮小、拡大、サロン化等が行われています。

平成16年4月、URCとアジア太平洋センターとが統合され、｢福岡アジア都市研究所｣となったのを機に、資料室もアジア太平洋センター資料・情報室と統合し、約180平方メートル、蔵書約33,000冊、雑誌320タイトル、閲覧席18と大きく変わりました。その後、平成18年4月、160平方メートル、閲覧席9と少し縮小し、現在に至りますが、蔵書約40,000冊、雑誌260タイトルとなっています。

資料室の強みは、｢第１次総合計画以降の福岡市の総合計画及び総合計画関連資料」などの重要資料が揃っていることが挙げられます。昨年、福岡市役所１階ロビーおよび県立美術館において｢光吉健次(URC初代理事長　以下｢初代理事長｣)回顧展－明日の建築と都市展－｣が開催された際には、資料室も全面的に協力しました。福岡市における初代理事長の活動についてのまとまった情報を、資料室の持つアーカイブ機能によって幅広く提供することができました。

また、資料室の情報提供の形も、資料を受け入れし、並べて利用者を待つだけでなく、平成18年より随時｢ミニセミナー」（小規模講演会）を開催し、都市に関する知識の普及に努めています。講師は開始時からしばらくは、URCの内部職員が務めていましたが、最近は外部講師も招へいし、提供する話題の幅も広がっています。

広報誌として｢URC資料室だより｣を月刊で発行しています。資料室の話題だけではなく、URCの調査研究の話題やURCが事務局業務を受託している「福岡地域戦略推進協議会（FDC）」の話題も掲載しています。

そして今、資料室は新たな一歩を踏み出そうとしています。インターネットの普及など近年の情報化の進展等もあり、資料室に求められているものが変わってきているのではないかと感じています。資料・情報の取捨選択を行い、蔵書をコンパクト化し、空いたスペースをミニセミナーを発展させた情報発信のために活用する準備をしています。利用者のコワーキングスペースとしての機能も考えています。しかし、知の源泉としての資料が軸足であることは変わりません。これまで収集した貴重な資料や、URCのアーカイブを形成し、活用することも大切です。アジア太平洋センターの資料・情報室が独自に収集した資料は、国内他図書館に所蔵していないものが多いのです。これらの活かし方をどうするか、今後、他図書館との協議を行いながら資料の継承・活用方法を考えていきたいと思っています。

科学技術イノベーションの飛躍的な進歩とともに、今後10から20年後には、現在の約半分の職業がなくなると予測されています。図書館や資料室も、今後大きく変わると思われますが、消滅することはないのではないでしょうか。なぜならば、イノベーションは、結局のところ、人と人の交流・接触によって生み出され続け、図書館や資料室は、イノベーションを創出する場として活用されるべきだと思うからです。URCの資料室も、都市とアジア情報に軸足を置いた「知の交流拠点」へと変革していけるように、今後とも引き続き取り組んでいきます。

Image is for illustration purposes only. (Photos are taken in Fukuoka City)